Cách thức tìm kiếm khách hàng thông minh và hiệu quả

Đối với nhiều doanh nghiệp thì việc tìm kiếm khách hàng mới có thể được so sánh với hành động câu cá bằng chiếc cần dài cùng với một vài thứ mồi câu: nếu đưa ra một cái gì đó ở ngoài xa kia, người đi câu sẽ thu hút được sự chú ý của đàn cá. Có điều những người đi câu này không hiểu là cá chỉ có thể cắn câu của họ, nếu họ là người đầu tiên ở hồ câu cá, chưa kể họ phải sử dụng đúng loại mồi câu loại cá mà họ đang cố gắng bắt.

Vậy thì tại sao bạn lại không bắt đầu bằng việc xác định địa điểm câu cá thích hợp nhất?. Muốn thế, bạn cần trả lời câu hỏi: “Ai là các khách hàng lý tưởng của bạn?” rồi lên danh sách ít nhất 5 đặc tính của nhóm khách hàng này trong khoảng thời gian ngắn nhất. Câu trả lời có thể bao gồm những nội dung như:

- Trong độ tuổi từ 25 – 35,

- Đã lập gia đình,

- Sống trong bán kính 2 km từ địa điểm kinh doanh bán lẻ của bạn,

- Có con cái trong độ tuổi đi học,

- Lái xe ít nhất 15 km/tuần.

Bạn phải xác định rõ hoạt động kinh doanh của bạn cần những loại khách hàng nào, sau đó lập danh sách mặt hàng và dịch vụ mà bạn sẽ cung cấp cho từng nhóm khách hàng, đồng thời ghi lại các loại khách hàng cho sản phẩm hay dịch vụ đó. Các cơ sở kinh doanh khác cũng có thể trở thành khách hàng tiềm năng của bạn. Nói chung là bạn hãy ghi lại bất kỳ yếu tố nào có thể ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của mình.

Nếu bạn không thể lên danh sách ít nhất 5 đặc tính của những người mà bạn cần phải tiếp cận, thì hoạt động kinh doanh của bạn sẽ khó có cơ hội tiến xa. Để nhanh chóng có được câu trả lời, bạn hãy quan tâm tới ba nhóm khách hàng hiện tại của mình. Họ có những điểm chung nào? Câu trả lời sẽ giúp bạn có bước khởi đầu thành công.

Tiếp theo, bạn hãy tập hợp những thông tin có được để vẽ lại bức chân dung khách hàng của mình. Họ là người lớn tuổi? Họ là các doanh nhân? Họ là thanh thiếu niên? Hãy bắt đầu nghĩ về họ theo các phân lớp khách hàng khác nhau. Dịch vụ mà bạn cung cấp có thể chỉ thu hút được sự quan tâm của giới thanh thiếu niên, nhưng ai sẽ bỏ tiền mua sắm dịch vụ này của bạn? Đó chính là ông bà, cha mẹ của họ. Vì thế, bạn sẽ cần nhiều chiến lược tiếp thị khác nhau để có được các giao dịch mua sắm sản phẩm/dịch vụ từ phía khách hàng tiềm năng.

Sau đó, bạn cần biết phải làm thế nào để tiếp cận các khách hàng tiềm năng. Khách hàng của bạn sống ở đâu? Họ thường mua sắm ở đâu và khi nào? Họ mua thường xuyên không: hàng ngày, hàng tháng hay hàng năm?

Dự đoán luôn dựa trên những hiểu biết sẵn có. Nếu bạn đã có hiểu biết về một ngành kinh doanh nào đó, bạn có thể dựa trên những kinh nghiệm đó để đưa ra một vài dự đoán hữu ích. Hãy sử dụng các nguồn thông tin trong ngành về quy mô thị trường, cấu trúc hàng hóa, nhu cầu hay mong muốn, khiếu nại của khách hàng…. Bên cạnh đó, bạn hãy tham vấn các đại lý hay nhà phân phối chính về những mặt này.

Nếu bạn kinh doanh các sản phẩm liên quan đến bộ môn túc cầu và muốn bán sản phẩm cho các cha mẹ của các khách hàng nhỏ tuổi, bạn sẽ tìm họ ở đâu ngoài sân bóng đá? Danh sách địa điểm bạn cần chú ý có thể là: các cửa hàng tạp hoá, trạm xăng, trạm rửa xe, cửa hàng thể thao,… tốt nhất là những nơi không xa sân bóng đá hay sân bóng chày. Tốt hơn nữa, bạn nên tài trợ cho các đội bóng thiếu nhi tại địa phương. Các bậc phụ huynh sẽ cảm thấy có trách nhiệm sử dụng dịch vụ của người đã giúp họ trang trải tiền trang phục, thiết bị, chương trình luyện tập và nhiều chi phí khác của con cái họ.

Nếu bạn muốn bán sản phẩm dịch vụ tới những khách hàng có thu nhập cao, bạn sẽ phải tìm họ ở đâu? Các câu lạc bộ quốc gia? Bến cảng nơi du thuyền neo đậu? Những nhà hàng sang trọng? Bạn nên quảng cáo ở đâu? Đương nhiên là ở nơi nào các khách hàng này sẽ có mặt. Quả thật, sẽ không khả thi chút nào nếu quảng cáo tại các câu lạc bộ quốc gia, nhưng bạn chắc chắn có thể quảng cáo tại các tạp chí chuyên ngành mà nhiều khách hàng giàu có thường đặt dài kỳ. Bạn cũng có thể quảng cáo tại nơi mà công ty đi trước bạn đã từng quảng cáo. Hãy kiểm tra xem liệu bạn có thể đầu tư vào danh sách các địa chỉ thư tín của khách hàng giàu có này không. Danh sách địa chỉ thư tín luôn sẵn có nếu bạn biết hỏi đúng chỗ.

Cho dù khách hàng tiềm năng của bạn có là ai chăng nữa, thì bạn hoàn toàn có thể có được tên tuổi của không ít các khách hàng mới từ những khách hàng hiện tại. Tất cả những gì bạn cần làm là hỏi và ghi lại. Đừng hỏi liệu họ có biết một ai đó không, mà hãy hỏi: “Xin anh cho biết có cặp cha mẹ nào khác của các cầu thủ bóng đá có thể cần đến một chiếc lốp mới?”, hoặc là câu hỏi “Tại câu lạc bộ quốc gia này, ai là người bạn chơi golf mà ông thích nhất?”

Hãy trao cho các khách hàng hiện tại một phần thưởng, một khoản hoa hồng hay một khoản giảm giá đặc biệt nào đó trong trường hợp họ giới thiệu cho bạn một khách hàng mới. Chắc chắn rằng bạn đã từng nghe hay trông thấy những quảng cáo rằng các khách hàng hiện tại sẽ được giảm giá 10% hay được rửa xe miễn phí, nếu họ giới thiệu cho công ty ba khách hàng mới. Họ được trao những tấm phiếu khuyến mãi với mã số ghi sẵn trên đó. Bạn không nên quá lo lắng về những khoản chi phí cho công việc này. Bạn có thể trao cho khách hàng một thẻ quà tặng hay một tấm thẻ giảm giá khi mua hàng tại các cửa hàng của một đối tác kinh doanh của bạn. Đáp lại, các đối tác sẽ lại làm như vậy với bạn, họ giới thiệu cho bạn các khách hàng mới, và đây chính là cơ hội để bạn nhân số khách hàng của mình lên gấp nhiều lần. Nguyên tắc chủ đạo ở đây là bạn cần đưa ra một cái gì đó đủ hấp dẫn để khách hàng sẽ nghĩ về bạn, đáng giá cao công ty bạn, từ đó họ không chỉ gắn bó hơn với công ty mà bạn mà còn ra sức giới thiệu cho bạn nhiều khách hàng mới nữa.

Mọi việc sẽ càng hữu hiệu nếu bạn biết kết hợp những kỹ thuật bổ trợ. Chẳng hạn, nếu việc phân phối mẫu sản phẩm là cách để phổ biến mặt hàng mới, thì các phiếu mua sản phẩm giảm giá đính kèm sẽ tỏ ra hiệu quả. Gillette đã thành công với kỹ thuật này khi họ tung ra dao cạo SensorExcel. Hàng chục ngàn người tiêu dùng đã tìm thấy trong thư gửi cho mình một tài liệu giới thiệu sản phẩm, kèm theo một tấm nhãn có phủ sẵn keo. Họ chỉ cần dán tấm nhãn ấy ngoài thùng thư của mình là sẽ nhận được mẫu sản phẩm dao cạo.

Điểm bán hàng cũng rất quan trọng. Ví dụ, Carrefour đã đưa ra chiến dịch bán 5.000 vé máy bay Paris-New York khứ hồi với giá 1.499 franc tại các sạp báo, và bán hết vèo trong vòng vài giờ. Như thế, cần phải chú ý đến đặc trưng của từng điểm bán hàng.

Một khi bạn nắm vững trong tâm trí những cách thức tìm kiếm khách hàng như trên, bạn sẽ biết được đâu là nơi để thả cần câu thích hợp nhất, cũng như cần phải sử dụng loại mồi nào!

CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG: NGHỀ ĐẦY TIỀM NĂNG

Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt hiện nay, một đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, năng động là lợi thế của hầu hết các công ty. Họ là những người trực tiếp làm hài lòng khách hàng và xây dựng hình ảnh tốt đẹp về công ty. Nghề chăm sóc khách hàng (Customer Care hay Customer Service) đang phát triển nhanh với những Call Center lớn đang mọc nhanh tại những quốc gia đang phát triển như Ấn Độ, Philippines... Đây là nghề có rất nhiều tiềm năng phát triển tại Việt Nam khi nhu cầu hội nhập của nước ta với thế giới ngày càng gia tăng. Vậy công việc thường nhật của một nhân viên chăm sóc khách hàng là gì và họ phải chịu những áp lực ra sao trong quá trình làm việc.

Những điều khách hàng cần hỏi khi mua sản phẩm dịch vụ là rất nhiều và gần như vô tận. Vì vậy, hệ thống chăm sóc khách hàng dựa trên thiết bị công nghệ hiện đại, theo một quy trình tận tình, chuyên nghiệp đang ngày càng trở nên quan trọng và cần thiết với các nhà kinh doanh.

Hệ thống chăm sóc khách hàng hiện đại (Call Center hay Contact Center) là khu vực ngập trong các dữ liệu, bao gồm thông tin của khách hàng (được tổng hợp từ các cuộc điện thoại, email, fax), các thông tin về đặt hàng, hóa đơn, chi tiết sử dụng dịch vụ và mua hàng… Hệ thống Contact Center mới được xây dựng trên nền công nghệ IP còn tích hợp tất cả các phần mềm quản lý liên quan của mỗi DN, để có thể trợ giúp để chăm sóc khách hàng như: CRM, ERP...

Một call agent (nhân viên chăm sóc khách hàng trong hệ thống Call Center và Contact Center) có thể ngồi trong khu vực ngập tràn dữ liệu đó, và trả lời khách hàng bất cứ thông tin gì họ cần, qua điện thoại, qua email, qua fax, qua text chat, hay thậm chí là voice chat, truyền hình di động... Điều quan trọng là sau đó, tất cả đều được hệ thống lưu giữ, đánh giá, phân tích và xuất ra báo cáo tổng kết.

Kỹ năng yêu cầu đối với các call agent không quá phức tạp. Làm việc trên điện thoại và máy tính nối mạng, các nhân viên này cần các kỹ năng sau: Khả năng giao tiếp, nói lưu loát, tuân thủ các nguyên tắc về chăm sóc khách hàng, sử dụng thành thạo máy tính và ngoại ngữ (nếu để phục vụ các khách hàng nước ngoài).

Thị trường trong nước đang mở rộng hàng ngày, các công nghệ tiên tiến về viễn thông, Internet, băng thông, truyền hình, vệ tinh cũng đang phát triển không ngừng, là những điều kiện thuận lợi đầy tiềm năng để các dịch vụ như thế này phát triển mạnh mẽ.

Tiềm năng nữa là bởi đối với nhân sự làm nghề này có thể làm việc từ xa, có thể làm việc bán thời gian và không giới hạn độ tuổi hay hình thức bên ngoài. Nếu được đào tạo kỹ lưỡng, nếu có định hướng rõ ràng từ các DN, nếu có chính sách hỗ trợ từ chính phủ... dịch vụ này rất có cơ hội để bùng nổ và nghề này sẽ trở thành một nghề mới hấp dẫn với nhiều lao động trẻ của Việt Nam.

Và ai dám chắc rằng nghề này tại Việt Nam sẽ không tạo ra một sức hấp dẫn kỳ lạ như ở Ấn Độ và Philippines? Ấn Độ hiện có khoảng 400 trung tâm chăm sóc khách hàng (call center). Năm 2004, doanh thu của nghề này mang lại cho Ấn Độ 5 tỷ USD. Nghề chăm sóc khách hàng đang được xem như một "ngành công nghiệp" mới, tạo ra nhiều công ăn việc làm nhất cho nước này. Dự kiến, công việc này sẽ tạo ra thêm 2 triệu lao động cho Ấn Độ vào năm 2008.

Còn tại Philippines, chưa trở thành phong trào rầm rộ như Ấn Độ, nhưng trong 5 năm qua, số người làm việc trong các trung tâm hỗ trợ khách hàng tại Philippines đã tăng gấp 100 lần, từ 2.000 người lên 200.000 người, và doanh số họ đạt được là 1,7 tỷ USD.

Tại Việt Nam, để phát triển mô hình Call/Contact Center, tiếng Anh sẽ là vấn đề khó nhất. Tiếp đó là vấn đề hạ tầng. Chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng đa phần là giao tiếp thời gian thực, nhiều nhất vẫn là qua điện thoại, trong khi đó cước viễn thông của Việt Nam vẫn còn cao, còn nếu là các cuộc gọi VoIP thì băng thông lại trở thành rào cản.

- Call Center (trung tâm cuộc gọi): nhiều nhân viên ngồi bên điện thoại để trả lời các cuộc gọi của khách hàng. 

- Contact Center (trung tâm liên lạc): nơi xử lý các cuộc gọi qua hệ thống điện thoại truyền thống, xử lý e-mail, các liên lạc truyền thông trực tuyến và kể cả thư viết tay. 

- Các Call Center xuất hiện tại Mỹ từ những năm 1970. 

- Mỹ là nước dẫn đầu thế giới về số lượng Call Center. Lý do là đa số người tiêu dùng Mỹ thích mua bán hàng hóa và dịch vụ qua điện thoại hoặc Internet (đang chiếm tới 70% các giao dịch). Hiện ở Mỹ có tới trên 50.000 Call Center, với số nhân viên khoảng 6 triệu người. 

- Dịch vụ này cũng rất phát triển tại Anh, Úc và Canada. Vài năm gần đây, dịch vụ này đã chuyển sang các nước đang phát triển.

Theo VietNamNet